23 errores que no debería cometer la organización de una prueba deportiva

Aunque el deporte en España cuenta con buenas organizaciones en pruebas deportivas, sí es cierto que durante el año en el calendario deportivo se dan problemas puntuales, en unos lugares más que en otros, que no deberían producirse con el fin de dar lustre al Deporte de Andalucía y España. Ya sean pruebas de atletismo, ciclismo, natación, triatlón o cualquier prueba de deporte popular o de élite, hemos hecho una relación de errores que toda organización de prueba deportiva debería evitar y que a la vez sirven como consejos para organizar una prueba deportiva, es decir, no hagas esto:

1. Falta de transparencia en el proceso de inscripción. Deben estar claros los precios de inscripción, el lugar donde hacerlo, a ser posible vía web, pero también presencial, las edades desde las que es posible inscribirse y categorías, el plazo y el límite de plazas.
2. Coincidencia en fecha con otras pruebas similares y cercanas. La fecha de una prueba hay que fijarla con el calendario por delante y con conocimiento de fechas de otros eventos, hay que evitar coincidencias con otras pruebas similares y cercanas o con otros acontecimientos en la localidad que resten importancia o que vayan a necesitar de las fuerzas del orden público. En muchas ocasiones se establecen contactos con otras organizaciones y se llegan a acuerdos para establecer fechas.
3. Falta de promoción y publicidad con antelación. No podemos tratar de organizar una competición sin promocionarla. A través de redes sociales, rueda de prensa, medios de comunicación, publicidad en otras pruebas del calendario, portales deportivos especializados, cartelería, inclusión en calendarios... todo con antelación suficiente para que todos los interesados puedan planificarse.
4. Falta de reglamento y bases claras. El reglamento de la prueba debe definirse antes de abrir las inscripciones y no modificarse, estando publicado en la web de la prueba y/o en la página de inscripciones.
5. Cambios de última hora en el recorrido. A los participantes les gusta conocer el recorrido, será determinante para que muchos se inscriban, incluso intentarán entrenar previamente en el mismo, de ahí que deben evitarse cambios a no ser que se trate de causas de fuerza mayor, aunque incluso a éstos debería anticiparse la organización.




6. Retraso en la hora de salida. Sea cual sea la causa es un gran motivo de desesperación por parte de los participantes que han planificado su jornada, su alimentación y habrán realizado el calentamiento para estar a punto a una hora determinada, por lo que el retraso les afectará.
7. Rebasar el límite de inscripciones o masificar la prueba. Los límites de inscripciones están para cumplirlos, pero son muchas pruebas donde se ven en la salida dorsales extras. Si se pone un límite es para cumplirlo, en muchos casos el límite está marcado por el seguro o por la capacidad organizativa. Además, se debe poner un límite en función del tipo de prueba y el circuito intentando evitar masificaciones excesivas.
8. No tener guardarropas o no organizarlo bien. Hay que tener en cuenta que habrá muchos deportistas que acudan sin acompañante o incluso teniéndolo debe haber un lugar cercano donde dejar la mochila y las pertenencias. El guardarropas es necesario, pero además hay que organizarlo bien, señalizando correctamente la mochila de cada participante, en lugar seguro y con el orden para que después se pueda encontrar y entregar con facilidad y rapidez.
9. No entregar bolsa del corredor o welcome pack. Independientemente de que pueda contener más o menos obsequios -será en función del precio de inscripción y los patrocinios- debe servir como herramienta de promoción de la prueba con algo de merchandising, información turística de la localidad, productos de la zona que se pueden adquirir en el entorno y algo que no hacen muchos, incluir la información de utilidad de la prueba, es decir, el circuito, el reglamento, las categorías, junto con algo de avituallamiento.
10. Problemas de coordinación. Tanto en la zona de salida como en la de meta debe estar todo bien señalizado, todo el personal ha debido recibir instrucciones previas, saber qué contestar a posibles preguntas de los participantes y del público, tener un superior cercano al que dirigirse, debe haber una comunicación interna, todo con el objetivo de encontrar una correcta coordinación, cada persona, incluidos los voluntarios deben estar coordinados, conocer sus funciones y prestar ayuda a quien lo necesite.




11. No contar con fuerzas de seguridad ni sistema de emergencias. Parece básico, pero hay que tenerlo en cuenta, debe haber efectivos de las fuerzas de seguridad y con un sistema de emergencias donde los sanitarios y la ambulancia es fundamental tanto para deportistas como para público, con un protocolo bien definido y posibilidades de evacuación para que todo pueda desarrollarse con la mayor rapidez.
12. Desorganización en la entrega de dorsales. La salida en algunas pruebas se retrasa debido a que se generan colas en la entrega de dorsales, proceso que se alarga más de lo que debería. Hay que fijar un horario amplio, comenzar la entrega con suficiente antelación, destinar el personal suficiente, establecer un protocolo, diferentes mesas en función a letras del apellido o categorías y también posibilitar la entrega de dorsales el día o los días previos para que los deportistas de la localidad puedan recogerlo con anterioridad.
13. No contar con aparcamiento para participantes. Debe ser una parte más de la organización, habilitar un aparcamiento exclusivo o al menos contar con una zona amplia donde los participantes puedan estacionar. Debe estar además señalizado en los accesos, haciendo dado información previa sobre la zona, una vez allí debe haber algún operario o voluntario que sirva de soporte a los participantes que llegan en sus vehículos.
14. Mala señalización del recorrido. El recorrido de la prueba debe estar correctamente señalizado. Aunque la mayoría de participantes seguirá a los que van delante, la cabeza de la prueba debe conocer con flechas, pancartas, vallado o carteles el itinerario de la prueba, evitando cualquier punto de confusión y con voluntarios en puntos conflictivos. Además, a ser posible se deben indicar los kilómetros y en pruebas como medias maratones o maratones el globo para aquellos finishers que buscan un tiempo representativo.
15. Permitir la trampa. Si existe un reglamento es para cumplirlo. La carrera debe contar con jueces, o bien de la federación cuando se requiera, o propios, que velen por el juego limpio y cumplir todas las reglas, sancionando al infractor. 




16. Falta de avituallamientos. Si son carreras cortas quizás no haga falta durante el recorrido, pero por lo general las pruebas deportivas deben contar con puntos de avituallamiento, con especial atención a que haya agua. Además, debe haber comida y bebida suficiente una vez pasada la meta.
17. No disponer de empresa de cronometraje. Los tiempos han cambiado y hoy en día no se entiende una prueba deportiva sin un cronometraje. Lo mejor es hacerlo mediante chip, aunque sin chip también es posible hacerlo de forma informatizada, con captura de la llegada en vídeo ante posibles reclamaciones, es un aspecto que hay que confiar a profesionales y el Deporte Andalucía cuenta con varias empresas que ofrecen un servicio muy digno.
18. No colgar los resultados al término de la prueba. Todavía hay pruebas que tienen esta deficiencia, a todo deportista le gusta saber su puesto y su tiempo y si tiene que quedarse para la entrega de premios, algo en lo que puede haber dudas, sobre todo si hay muchas categorías.
19. No publicar los resultados en la web el mismo día. Si bien muchos deportistas han podido ver su tiempo y su puesto, gusta hacerlo en casa con más detenimiento, comparar con rivales, tener algún parcial y a la mayoría de personas les gusta hacerlo la misma noche tras la prueba cuando aún está todo reciente.
20. No acompañar la prueba de un gabinete de comunicación. Servirá tanto para el previo de la prueba como posteriormente. Lo ideal es que las pruebas cuenten con servicios de profesionales de la comunicación para informar previamente de las noticias más destacadas en la web, por mail a medios de comunicación y participantes, en redes sociales. Esto a posteriori se completará con crónicas, galerías fotográficas y vídeo, lo que además de servir de utilidad al participante será la mejor publicidad de cara a la siguiente edición.
21. Hacer esperar mucho para la entrega de premios. La entrega de premios no puedo suponer una espera desmedida. Por lo general, el deportista puede tener cosas que hacer tras la carrera, trabajar ese mismo día, al día siguiente, lo puede estar esperando la familia... de ahí que la entrega de premios debe hacerse lo antes posible.
22. Exceso de protagonismo de los políticos. Toda organización, aunque sea un ayuntamiento, debe saber que el verdadero protagonista de la prueba es el deportista. Lógicamente el político puede estar presente y participar en la entrega de premios, pero eso de los discursos previos, en el podium, en excesivo número y acaparando todas las fotografías y entrevistas, sobra.
23. Un speaker sin conocimientos. El speaker de una prueba deportiva no solo debe animar, también debe contar cómo marcha el desarrollo de la prueba, conocer el deporte y los participantes más destacados, debe saber de lo que está hablando, realizar las entrevistas con conocimiento de causa, todo eso además de tener una voz entendible y coordinarse bien con la música, con temas motivantes para el deportista.

Probablemente durante tus participaciones en pruebas del deporte español te habrás encontrado con otros errores o creas que algunos no son de importancia. Nos interesa tu opinión, cuéntanos tu experiencia.